Jokaisella Talent Communityn henkilöllä on jäsenen status ja umpetumisen päivämäärä. Status ilmaisee heidän sijaintinsa suostumusprosessissa, ja vanhenemispäivämäärä merkitsee heidän jäsenyytensä tai kutsunsa päättymistä. Näiden elementtien ymmärtäminen on avainasemassa Talent Communityn tehokkaassa hallinnassa ja GDPR-yhteensopivuuden ylläpitämisessä.
Jäsenyysstatukset
Talent Communityssa olevalla henkilöllä voi olla kolme eri statusta. Jokainen status heijastaa suostumusprosessin eri vaihetta.
Vahvistettu: tarkoittaa, että henkilö on vahvistanut Talent Community -jäsenyytensä klikkaamalla kutsusähköpostissa olevaa vahvistuslinkkiä. Hän on täysivaltainen jäsen ja voi kuulua Talent Community -ryhmiin.
Ei vahvistettu: tarkoittaa, että henkilö on kutsuttu Talent Communityyn, mutta hän ei ole vielä klikannut vahvistuslinkkiä. Hän näkyy luettelossa, mutta ei ole vielä täysivaltainen jäsen.
Ei jäsen: tarkoittaa, että henkilö on olemassa TalentAdore Hiressa (hän on esimerkiksi lähettänyt hakemuksen), mutta häntä ei ole kutsuttu Talent Communityyn tai hänen edellinen jäsenyytensä on päättynyt.
Miten ”Umpeutumisen päivämäärä” -sarake toimii
Talent Communityn ”Umpeutumisen päivämäärä” -sarake näyttää yhden päivämäärän jokaiselle henkilölle. Päivämäärän merkitys riippuu henkilön statuksesta:
"Vahvistetuille" jäsenille: Päivämäärä osoittaa, milloin heidän jäsenyyskautensa päättyy. Se lasketaan lisäyspäivästä eteenpäin lisäämällä siihen Talent Communityn asetuksissa määritetty tietojen säilytysaika (esimerkiksi 12 kuukautta). Tällöin heidän antamansa suostumus vanhenee ja se on uusittava.
"Ei vahvistetuille" jäsenille: Päivämäärä osoittaa, milloin kutsu vanhenee. Se lasketaan kutsumispäivästä eteenpäin lisäämällä siihen asetuksissa määritetty kutsun voimassaoloaika (esimerkiksi 30 päivää). Jos he eivät vahvista jäsenyyttään ennen tätä päivämäärää, kutsu katsotaan vanhentuneeksi.
Miksi umpeutumisen päivämäärä voivat vaihdella eri henkilöiden välillä
Vanhenemispäivämäärät voivat vaihdella jopa samanaikaisesti lisättyjen henkilöiden välillä useista syistä:
Tähän on muutamia syitä:
Asetusten muutokset: Konfiguraatiopäivitykset, kuten tietojen vanhenemisajan muuttaminen 12 kuukaudesta 24 kuukauteen, koskevat vain henkilöitä, jotka on lisätty muutoksen jälkeen. Aiemmin lisätyt säilyttävät alkuperäiset vanhenemispäivämääränsä.
Eri tilojen säännöt: "Vahvistettujen" jäsenten vanhenemiset perustuvat tietojen vanhenemisajanjaksoon, kun taas "Ei vahvistettujen" jäsenten vanhenemiset perustuvat kutsun vanhenemisajanjaksoon. Nämä ovat eri asetuksia.
Tuodut Talentit: Ilman hakemuksia tuoduille Talenteille annetaan oletusarvoinen 1 kuukauden armonaika.
Mitä tapahtuu, kun jäsenen umpeutumisen päivämäärä ohitetaan
Kun Talent Community jäsenen päättymispäivä on mennyt umpeen, hänen tietonsa merkitään ensin poistettaviksi. Tätä kutsutaan ”pehmeäksi poistoksi” (soft deletion). 7 päivän varoajan jälkeen tiedot poistetaan järjestelmästä pysyvästi. Kun tiedot on poistettu pysyvästi, niitä ei voi enää palauttaa.
Tämän 7 päivän varoajan aikana TalentAdoren tukitiimi voi tarvittaessa palauttaa tiedot. Tämän varoajan jälkeen poisto on lopullinen.
Huomaathan, että tämä prosessi koskee sekä ”Ei vahvistettu”- että ”Ei jäsen” -jäseniä. Kun umpeutumisen päättymispäivä on mennyt umpeen, järjestelmä poistaa tiedot noudattaakseen GDPR:n tietosuojavaatimuksia. Tästä syystä on tärkeää seurata päättymispäiviä ja lähettää uusimisviestit ajoissa, minkä voit helposti automatisoida ottamalla käyttöön automaattiset uusimisviestit ja kutsun muistutukset Talent Community -asetuksissa.
