Rekrytointiautomaatiot mahdollistavat toimintojen ja ilmoitusten automaattisen käynnistymisen ennalta määriteltyjen tapahtumien perusteella. Näin vältetään tärkeiden vaiheiden unohtuminen ja vähennetään manuaalista, toistuvaa työtä - vapauttaen aikaa tärkeämpiin tehtäviin.
Automaatioiden asettaminen tietylle työpaikalle
Pääset automaatioasetuksiin seuraavasti:
Siirry Työpaikat-sivulle.
Klikkaa kolmea pistettä työpaikan kohdalta, johon haluat lisätä automaation.
Valitse Muokkaa rekrytointiautomaatiota.
Kopioi automaatioasetukset mallipohjasta
Siirry Työpaikat-sivulle.
Hae työpaikoista mallipohjat.
Klikkaa oikean reunan kolmea pistettä haluamasi mallipohjan kohdalla.
Valitse Muokkaa rekrytointiautomaatiota.
Aseta automaatioasetukset
Kun olet automaatiosivulla:
Valitse vasemmalta haluamasi rekrytointivaihe tai lopputulos.
Klikkaa Lisää automaatio.
3. Määritä seuraavat osat:
1. Käynnistä kun.. eli laukaisin (pakollinen)
Määrittää, milloin automaatio käynnistyy.
Hakemus siirtyy tähän vaiheeseen - käynnistyy, kun hakija saapuu vaiheeseen.
Ajastettu laukaiseva:
Päivittäin: Käynnistyy päivittäin valittuna kellonaikana.
Viikoittain: Käynnistyy valittuna viikonpäivänä ja kellonaikana.
Kuukausittain: Käynnistyy valittuna päivänä ja kellonaikana.
2. Näillä ehdoilla.. eli ehto (valinnainen)
Tarkenna, milloin automaatio aktivoituu. Yleisiä ehtoja ovat:
Arviointi – Positiivinen/Negatiivinen: Yksi tai useampi työn yhteistyökumppani on antanut arvioinnin tietyssä arviointikohdassa.
Palaute lähetetty: Kyllä/ei – onko hakijalle lähetetty palaute.
Ensisijainen kieli: Hakija on valinnut haluamansa kielen.
Status: Hakijalle on asetettu tietty status.
Lopputulos: Hakemukselle on asetettu lopputulos.
Lomake täytetty: Hakija on täyttänyt lisätietolomakkeen.
Hakija on päivittänyt hakemuksensa: Kyllä/ei.
Haluaa palautetta: Kyllä/ei.
Minun roolini: Kun hakija on siirretty tiettyyn vaiheeseen ja roolini on tietty (omistaja, rekrytoiva esihenkilö, jäsen), seuraava automaatio tapahtuu.
Talent Community -jäsen: Kyllä/ei.
Puuttuvat tiedot (esim. sähköposti tai suostumus): Kyllä/ei, hakemuksesta puuttuu olennaisia tietoja, esim. sähköpostiosoite tai lupa.
Rekrytointiraportin tila: Raportin lähettämisen tila, kyllä/ei (käytettävissä, jos integraatio arviointityökaluun on kytketty).
Ajastettuihin laukaisuihin liittyviä lisäehtoja:
Hakemuksella on tietty vastaus: Toiminto suoritetaan kaikille hakemuksille, joilla on määritelty vastaus.
Vaiheen määräaika on ylittynyt: Käynnistää toiminnon, jos hakemus on ylittänyt vaiheelle asetetun eräpäivän.
Viivästynyt vaihe: Ilmoittaa, jos hakemus on ollut vaiheessa kauemmin kuin tavoiteltu läpimenoaika.
3. Silloin suorita.. eli toiminto (pakollinen)
Määrittää, mitä tapahtuu, kun ehdot täyttyvät:
Lähetä sähköposti yhteistyökumppaneille
Lisää hakemukselle tunniste
Siirrä hakemus toiseen rekrytointivaiheeseen
Kun automaatio on lisätty, sen merkkinä näkyy ikoni kyseisen vaiheen tai lopputuloksen vieressä. Näitä automaatioita voi hallita ja muokata kyseisistä kuvakkeista.
Esimerkki: Ilmoita rekrytoijalle, kun lomake on täytetty
Tilanne: Anna, rekrytoiva esihenkilö, haluaa saada ilmoituksen, kun hakija täyttää lisätietolomakkeen tarjouksen lähettämisen jälkeen.
Ratkaisu: Anna lisää Tarjous-vaiheeseen automaation, jossa:
Laukaisin: Hakemus siirtyy tähän vaiheeseen
Ehto: Lomake täytetty = totta
Toiminto: Lähetä sähköposti Annalle ja muille yhteistyökumppaneille
Vaihtoehtoisesti, jos kaikki muut rekrytointikriteerit on täytetty, Anna voi lisätä toisen toiminnon, joka siirtää hakijan suoraan “Palkattu”-tilaan.
Tyypillisiä käyttötapauksia
Ilmoita rekrytoijalle, kun hakemus on viivästynyt tai myöhässä.
Ilmoita tiimille tai hakijalle, kun olennaisia tietoja (esim. suostumus) puuttuu.
Lisää tägi, jos hakija on pyytänyt palautetta.
Ilmoita yhteistyökumppaneille, kun uusia hakijoita saapuu tärkeään vaiheeseen.
Lisävinkkejä
Voit lisätä useita automaatioita samalle vaiheelle tai lopputulokselle.
Vaiheiden vieressä näkyvät kuvakkeet auttavat seuraamaan ja hallinnoimaan sääntöjä.
Hyödynnä mallipohjia toistuvien automaatioiden kopioimiseen eri työpaikoille.