Rekryteringsautomatisering effektiviserar din anställningsprocess genom att automatiskt trigga åtgärder och aviseringar baserat på fördefinierade händelser. Dessa automationer säkerställer att viktiga steg inte missas och minskar manuella, repetitiva uppgifter – vilket sparar tid och resurser för ditt team.
Skapa automationer för en specifik position
Du kan konfigurera automatiseringar direkt inom rekryteringsflödet för varje tjänst.
Navigera till sidan Tjänster.
Välj Redigera tjänst.
I tjänstens redigeringsvy, navigera till avsnittet Rekryteringsflöde och automatiseringar.
Leta upp det specifika steget i rekryteringsflödet där du vill lägga till en automatisering.
Klicka på + Lägg till automatisering under det steget.
Kopiera automationsinställningar från en mallposition
För att säkerställa enhetlighet kan du dra nytta av automationsinställningar från befintliga jobb-mallar, eller kopiera en gammal tjänst som har automations korrekt inställda.
Navigera till sidan Positioner.
Använd filtret för att söka efter "Mall"-positioner.
Välj Redigera mall.
Gå till avsnittet Rekryteringsflöde och automatiseringar.
Du kommer att se de automatiseringar som är konfigurerade för den mallen. Du kan kopiera dessa inställningar eller justera dem vid behov innan du sparar mallen eller tillämpar dem på en ny tjänst.
Konfigurera dina automationsregler
När du befinner dig i rekryteringsflödet och automationsfliken för en tjänst, kan du konfigurera dina regler.
Välj vilket steg eller utfall i rekryteringsflödet du vill lägga till automatiseringen för.
Klicka på + Lägg till automatisering.
Välj en åtgärd från automationsinställningarna, som definierar vad som händer när utlösaren och villkoren är uppfyllda. Tillgängliga alternativ för närvarande:
Lägg till tagg: Tilldelar en specifik tagg till kandidatens profil.
Meddela kandidat: Skickar ett e-postmeddelande eller meddelande till kandidaten.
Meddela medarbetare: Skickar ett e-postmeddelande eller notifiering till interna teammedlemmar.
Flytta till steg: Flyttar automatiskt kandidaten till ett annat steg i rekryteringsflödet.
4. Konfigurera följande komponenter:
1. Utlösare (Obligatorisk)
Detta definierar när automatiseringen ska aktiveras.
Kandidat flyttad till detta steg: Automatiseringen körs när en kandidat går in i detta specifika steg i rekryteringsflödet.
Schemalagd utlösare: Detta gör att du kan ställa in automatiseringar som körs vid en specifik tidpunkt. Åtgärden sker en gång per kandidat vid en specifik tidpunkt:
Dagligen: Körs varje dag vid en vald tidpunkt.
Varje vecka: Körs på en vald veckodag och tidpunkt.
Månatligen: Körs på ett valt datum i månaden och tidpunkt.
2. Kriterium(Valfritt)
Dessa kriterier hjälper till att begränsa vilka kandidater som automatiseringen ska gälla för.
ℹ️ För flerval, fungerar villkoret om något av de valda alternativen matchar.
Svar på ansökningsformulär: Dessa är specifika för företagets frågor i ansökningsformuläret. Åtgärden tillämpas på alla kandidater som har gett ett specifikt svar på en fråga.
Feedback har skickats: Ja/Nej, om avvisandemeddelandet har skickats till kandidaten.
Ansökningsspråk: Kontrollerar kandidatens valda föredragna språk.
Utvärdering: Kontrollerar det övergripande intrycket för steget. Utförs när den första utvärderaren ger och skickar in utvärderingen för steget.
Status: Kontrollerar om en specifik status har ställts in för kandidaten.
Steg: Kontrollerar om ett specifikt rekryteringssteg har ställts in för kandidaten.
Utfall: Kontrollerar om ansökan har tilldelats ett specifikt utfall.
Formulär ifyllt: Ja/Nej, om kandidaten har fyllt i ett specifikt formulär.
En kandidat har uppdaterat ansökan: Ja/Nej, om kandidaten har uppdaterat sin ansökan.
Video-svar: Ja/Nej.
Videoansökningssvar: Ja/Nej.
Min roll i positionen: Automatiseringen utlöses om kandidaten flyttas till detta steg och din roll i tjänsten matchar den specificerade rollen.
Talent Community-medlem: Ja/Nej, om kandidaten är en del av en Talent Community.
Saknad information: Ja/Nej, om kandidaten inte har fyllt i nödvändig information (t.ex. e-post eller samtycke). Du kan specificera vilken typ av information som saknas.
Schemalagda utlösare erbjuder ytterligare specifika villkor:
Rekryteringsflödesregel Förfallna har passerat: Utlöses om en kandidat har passerat tidsfristen för ett specifikt steg i rekryteringsflödet.
Rekryteringsflödesregel Fördröjd har passerat: Utlöses om en kandidat har stannat kvar i ett steg längre än den målsatta ledtiden, vilket indikerar en potentiell försening.
3. Åtgärd (Obligatorisk)
Definiera åtgärden som sker när utlösaren och villkoren är uppfyllda. Åtgärder är:
1) Lägg till tagg: Tilldelar en specifik tagg till kandidatens profil.
2) Meddela kandidat: Skickar ett e-postmeddelande till kandidaten.
3) Meddela samarbetare: Skickar ett e-postmeddelande till interna teammedlemmar.
4) Flytta till steg: Flyttar automatiskt kandidaten till ett annat steg i rekryteringsflödet.
Efter att ha lagt till en automatisering, visas en automationsikon bredvid motsvarande steg i rekryteringsflödet. Du kan hantera eller redigera dessa automatiseringar genom att klicka på de tre prickarna för tjänsten och välja Redigera rekryteringsflöde och automatiseringar.
Exempel: Meddela rekryterande chef när formuläret är ifyllt
Scenario: Anna, en rekryterande chef, vill bli notifierad när en kandidat fyller i ett formulär med ytterligare information efter att ha mottagit ett erbjudande.
Lösning:
I steget Erbjudande lägger Anna till en automatisering med:
Utlösare: Kandidaten befinner sig i detta steg
Villkor: Formulär ifyllt = sant
Åtgärd: Skicka e-postmeddelande till Anna och medarbetare
Valfritt, om alla rekryteringskriterier är uppfyllda, kan Anna lägga till en ytterligare åtgärd för att flytta kandidaten till statusen 'Anställd'.
Vanliga användningsfall
Meddela rekryteraren när en ansökan är försenad eller missad deadline.
Varna teamet eller kandidaten när nödvändig information (t.ex. samtycke) saknas.
Lägg till en tagg om en kandidat har ett specifikt svar i ansökningsformuläret.
Meddela medarbetare när nya kandidater går in i ett kritiskt steg.
Ytterligare tips
Du kan ställa in flera automatiseringar per steg.
Ikoner bredvid rekryteringssteg hjälper till att spåra och hantera befintliga automatiseringar.
Använd jobb-mallar eller kopiera positioner för att replikera effektiva automationsinställningar över olika positioner.