Rekryteringsautomatisering effektiviserar din anställningsprocess genom att automatiskt trigga åtgärder och aviseringar baserat på fördefinierade händelser. Dessa automationer säkerställer att viktiga steg inte missas och minskar manuella, repetitiva uppgifter – vilket sparar tid och resurser för ditt team.
Skapa automationer för en specifik position
För att komma åt automationsinställningarna:
Gå till sidan Positioner.
Klicka på de tre prickarna bredvid den position du vill lägga till automationer för.
Välj Redigera rekryteringsautomatisering.
Kopiera automationsinställningar från en mallposition
Gå till sidan Positioner.
Använd filtret för att söka efter positioner märkta som “Mall”.
Klicka på de tre prickarna på den relevanta mallpositionen.
Välj Redigera rekryteringsautomatisering.
Konfigurera dina automationsregler
När du är på automationssidan:
Välj ett steg eller utfall från vänstersidan.
Klicka på Lägg till automatisering.
3. Konfigurera följande komponenter:
1. Utlösare (Obligatorisk)
Definierar när automationen ska aktiveras.
Ansökningen flyttades till det här steget – körs när en kandidat når steget.
Schemalagd utlösare:
Dagligen – körs varje dag vid en angiven tidpunkt.
Varje vecka – körs varje vecka på vald veckodag och tid.
Månatligen – körs varje månad på valt datum och tid.
2. Villkor (Valfritt)
Begränsa när automationen ska gälla. Vanliga villkor:
Utvärdering – Positiv/Negativ: En eller flera kollegor har gett en viss typ av feedback.
Feedback har skickats: Sant/falskt – om kandidaten har fått feedback.
Önskat språk: Kandidaten har angett sitt språkval.
Status: En viss status har ställts in för kandidaten.
Slutresultat: Ansökan har ett definierat resultat.
Formulär ifyllt: Kandidaten har fyllt i ett formulär.
Kandidaten har uppdaterat deras ansökan: Sant/falskt.
Vill ha feedback: Sant/falskt.
Min roll i positionen: Automation baseras på om du har en viss roll i detta steg.
Talent Community: Sant/falskt.
Information saknas (t.ex. e-post eller samtycke): Sant/falskt. Om sant – välj vilken information som saknas.
För schemalagda utlösare finns ytterligare villkor:
Ansökan har ett specifikt svar: Körs för alla ansökningar med valt svar.
Rekryteringsflödesregeln Förfallna har passerat: Körs om kandidaten har passerat det satta stegets deadline.
Rekryteringsflödesregeln Fördröjd har passerat: Varnar om kandidaten har stannat för länge i ett steg enligt måltid.
3. Åtgärd (Obligatorisk)
Välj vad som ska hända när utlösare och eventuella villkor är uppfyllda:
Skicka e-post till kandidaten
Sicka e-post till samarbetande
Lägg till tagg för ansökan
Ändra steg i rekryteringsflödet
När en automation har lagts till visas en ikon vid det tillhörande steget eller utfallet. Du kan hantera eller redigera automationer genom att klicka på dessa ikoner.
Exempel: Skicka notifiering till rekryteringschef när ett formulär har fyllts i
Scenario: Anna, som är rekryteringsansvarig, vill bli notifierad när en kandidat har fyllt i ett tilläggsformulär efter att ha fått ett jobberbjudande.
Lösning:
I steget Erbjudande lägger Anna till en automation med:
Utlösare: Ansökan flyttas till detta steg
Villkor: Formulär ifyllt = sant
Åtgärd: Skicka e-post till Anna och andra medarbetare
Om alla rekryteringskriterier är uppfyllda kan hon också lägga till en ytterligare åtgärd som automatiskt flyttar kandidaten till statusen “Anställd”.
Vanliga användningsområden
Meddela rekryterare när en ansökan är försenad eller förfallen.
Varning till teamet eller kandidaten när viktig information saknas (t.ex. samtycke).
Lägg till tagg om kandidaten har begärt feedback.
Meddela kollegor när nya kandidater når ett specifikt steg.
Ytterligare tips
Du kan lägga till flera automationer per steg eller utfall.
Ikoner vid stegen hjälper dig att hålla koll på befintliga automationer.
Använd mallpositioner för att enkelt återanvända automationer mellan olika positioner.