Haastattelujen aikataulutus TalentAdoressa mahdollistaa:
Tarjota useita aikavaihtoehtoja hakijoille
Antaa hakijoiden valita itselleen sopiva aika
Välttää päällekkäiset varaukset (valitut ajat poistuvat automaattisesti)
Lähettää vahvistusviestejä ennalta sovituille haastatteluille
1. Siirrä hakija haastatteluvaiheeseen
Siirrä hakija johonkin seuraavista vaiheista:
Puhelinhaastattelu
Kasvokkain haastattelu
Online-haastattelu
Klikkaa tämän jälkeen “Sovi haastattelu”
2. Valitse vapaat ajat
Valitse yksi tai useampi valmiiksi lisätty aika kalenterista tai luo uusia aikoja tässä näkymässä.
Jos olet lisännyt aikoja aiemmin, ne näkyvät kalenterissa. Voit lisätä uuden ajan klikkaamalla haluttua päivää ja kellonaikaa. Jos haluat lisätä useita peräkkäisiä aikoja kerralla, tee se Kalenteri-näkymässä.
Voit myös varata ajan toisen henkilön puolesta hakijakortilta
Haastattelun ajanvaraus
Kun varaat haastattelua, klikkaa kalenterista haluamaasi ajankohtaa. Voit valita, milloin haastattelu alkaa ja tarjoatko hakijalle useita peräkkäisiä aikoja.
Vasemmasta paneelista voit lisätä hakijalle viestin ja haastattelun sijainnin.
Huom: Haastattelun sijainti-kenttä on tarkoitettu fyysiselle paikalle. Jos haluat pitää haastattelun Teamsissa, käytä Online-haastattelu-ominaisuutta.
"Haastatteluajat" -kohdasta voit valita, lisäätkö ajat itse valitsemalla "Omat ajat" vai valitseeko järjestelmä vapaat ajat automaattisesti valitsemalla "Auto". Lisätietoa automaattisesta ajanvarauksesta on myöhemmin tässä dokumentissa.
Voit myös valita "Tarjoa kaikkia vapaita aikoja", jolloin järjestelmä valitsee automaattisesti kaikki kalenteriin etukäteen lisätyt haastatteluajat. Näkyvien viikkojen määrä riippuu siitä, kuinka pitkälle tulevaisuuteen olet lisännyt haastatteluaikoja.
Puhelinhaastattelun ajanvaraus
Puhelinhaastattelun ajanvaraus toimii hyvin samalla tavalla kuin haastattelun ajanvaraus kasvokkain. Voit valita ajan itse tai valita kalenteriin etukäteen lisätyistä ajoista.
Vasemmasta paneelista voit lisätä hakijalle viestin "Huomautus hakijalle" ja "Puhelinhaastattelun tiedot", jos haluat antaa haastattelukutsussa lisätietoja haastattelusta.
Online-haastattelun ajanvaraus
Kun varaat online-haastattelun, sinua pyydetään lisäämään "Verkkohaastattelun linkki". Tämä kenttä on tarkoitettu online-haastattelun linkille (esim. Teams), jonka kautta hakija liittyy varsinaiseen haastatteluun.
Jos et käytä kaksisuuntaista kalenterisynkronointia, linkki täytyy lisätä kenttään manuaalisesti joka kerta.
Jos käytät kaksisuuntaista kalenterisynkronointia, voit jättää kentän tyhjäksi. Kun hakija vahvistaa ajan, järjestelmä luo automaattisesti Teams-kokouksen ulkoiseen kalenteriisi ja lisää vastaavan Teams-linkin haastattelun vahvistusviestiin.
Voit lukea lisää kaksisuuntaisesta kalenterisynkronoinnista täältä.
Automaattisesti luotujen haastatteluaikojen käyttö
Kun vaihdat "Interview slots" -asetukseksi "Auto", saat käyttöösi useita vaihtoehtoja haastatteluaikojen tarjoamisen mukauttamiseen.
"Aikaväli" kertoo, kuinka pitkälle eteenpäin hakija voi varata ajan. Tähän lasketaan mukaan myös lauantait ja sunnuntait.
"Aloita tarjoaminen" kertoo, kuinka pitkän ajan kuluttua kutsun lähettämisestä tarjotut ajat avautuvat varattaviksi.
"Puskuri haastattelujen välillä" mahdollistaa yksittäisten haastatteluaikojen välisen tauon valinnan.
"Aloitusaikojen väli" mahdollistaa sen, kuinka usein varattavaa alkamisaikaa tarjotaan.
Lisätietoa saat viemällä hiiren kenttien otsikoiden vieressä olevan tietokuvakkeen päälle.
Huom: Kalenteri tarjoaa hakijalle vain vapaita aikoja, ja oletuksena jokainen kalenterisi tapahtuma katsotaan varatuksi ajaksi. Alla olevassa esimerkissä kutsu lähetetään tiistaina ja aikaväliksi valitaan 10 päivää, mutta vapaat ajat alkavat näkyä vasta perjantaina, koska yhdistetyssä ulkoisessa kalenterissa keskiviikkona ja torstaina ei ole yhtään vapaata aikaa.
Jos haluat muuttaa "Haastattelun saatavuus" -asetuksia, klikkaa vasemmassa paneelissa olevaa linkkiä.
Linkki vie Kalenteriasetuksiin, joissa voit mukauttaa haastatteluaikojen saatavuuteen liittyviä asetuksia, muita haastatteluasetuksia ja kalenterin yksityisyysasetuksia.
Kun olet valinnut haastatteluajat, klikkaa "Lisää ajanvarauslinkki" -painiketta, jolloin järjestelmä luo automaattisesti kutsuviestin varauslinkillä, jota voit muokata.
3. Lähetä kutsu
Tarkista tai muokkaa viestiä
Lähetä se hakijalle
4. Hakija valitsee haastatteluajan
Hakija avaa varauslinkin
Valitsee sopivan ajan
Klikkaa Vahvista
👉 Kun aika valitaan:
Se poistuu muiden hakijoiden valinnoista
Sekä sinä että hakija saatte ilmoituksen (asetuksista riippuen)
Haastattelun jälkeen voit edelleen:
Siirtää haastattelua
Peruuttaa haastattelun
Peruuttaa haastattelun ilman sähköpostia
Vahvistettu aika näkyy myös kalenterissasi. Jos kyseessä on online-haastattelu, voit liittyä siihen suoraan kalenterista kun haastattelu alkaa.
Vahvista ennalta sovittu haastattelu
Jos olette sopineet ajan etukäteen (esim. puhelimitse tai sähköpostilla):
Klikkaa “Vahvista ennalta sovittu haastattelu”
Valitse sovittu aika kalenterista
Lähetä vahvistusviesti
Mistä löydän aikataulutetut haastattelut?
Näkyvät Etusivun tehtävälistassa
Näkyvät TalentAdore-kalenterissa
Lisäasetukset
Voit määrittää vahvistusajan takarajan:
👉 Yrityksen asetukset → Statuspäivitykset
Tämä määrittää, kuinka myöhään hakija voi vahvistaa ajan ennen haastattelun alkamista. Vaihtoehdot: 1 h, 2 h, ja 24 h.
Parhaat käytännöt 💡
Tarjoa enemmän aikoja kuin hakijoita
Sisällytä eri päiviä ja kellonaikoja
Kirjoita selkeä kutsuviesti
Hyödynnä ennalta sovittujen aikojen vahvistusta säästääksesi aikaa