Tervetuloa TalentAdoreen! Virtuaalista rekrytointiassistenttiamme on erittäin helppo käyttää. Seuraa neljää alla olevaa vaihetta, niin opit käyttämään järjestelmäämme ja saat siitä parhaan mahdollisen hyödyn irti.
VAIHE 1: Kirjaudu TalentAdoreen
Organisaatiosi pääkäyttäjät ovat vastuussa käyttäjätunnusten luomisesta. He huolehtivat siitä, että saat sähköpostiisi kutsun osoitteesta [email protected], joka sisältää linkin kirjautumissivulle (ks. kuva alla).
Kirjautuaksesi sisään, syötä sähköpostiosoitteesi (sama johon sait sähköpostikutsun) sekä sähköpostissa sinulle annettu salasana kirjautumissivulle. Tämän jälkeen vaihda vielä salasanasi ja voit aloittaa työskentelyn!
VAIHE 2: Käy läpi henkilökohtaiset asetuksesi
Jotta kommunikaatio kollegojen ja hakijoiden kanssa on sujuvaa, aloita muokkaamalla henkilökohtaiset asetuksesi sekä lisäämällä allekirjoituksesi. Klikkaa oikeassa yläreunassa olevaa kuvaketta jossa on nimesi tai sähköpostiosoitteesi avataksesi henkilökohtaiset asetuksesi (ks kuva alla).
Alla on kuvaus henkilökohtaisten käyttäjäasetusten toiminnallisuuksista, jotta niiden muokkaaminen olisi sinulle mahdollisimman vaivatonta!
Käyttäjäprofiili – Lisää valokuvasi, nimesi, sukunimesi, sähköpostisi, roolisi, sekä oikea aikavyöhyke.
Salasana – Täältä pääset vaihtamaan salasanasi aina kun se on tarpeellista – etenkin, kun kirjaudut sisään ensimmäisen kerran.
Palaute – Täällä voit muokata palaute-asetuksiasi alla olevan listauksen mukaisesti. Huomaathan, että yrityksesi pääkäyttäjillä voi olla tarkempia yrityskohtaisia ohjeita näistä asetuksista.
Voit lisätä tai poistaa kohtia palauteviesteistä: yrityksen logo, “Arvioi tämä rekrytointiprosessi” -kysymys, markkinointilauseke
Voit valita palauteviestin käyttämän kielen muodollisuuden tason
Voit valita, miten hakijoita puhutellaan (etunimi, sukunimi vai molemmat)
Ilmoitukset – Määrittele, milloin ja mistä haluat saada sähköposti-ilmoituksia.
Kieli – Valitse käyttöliittymän oletuskieli. Tämä ei määritä sitä, mitä kieltä käytetään uutta työpaikkailmoitusta tehdessä tai hakijoiden kanssa kommunikoidessa. Voit valita erikseen kielen jokaiselle tekemällesi työpaikkailmoitukselle.
Allekirjoitukset – Määrittele allekirjoitus, jota käytät lähettäessäsi palautetta hakijoille tai muita viestejä. Voit luoda allekirjoituksen jokaiselle kielelle erikseen, mutta mikäli et ole luonut kyseiselle kielelle itse allekirjoitusta, oletus-allekirjoitus tulee automaattisesti käyttöön.
Huom! Ole hyvä ja varmista, että vähintään seuraavat kohdat on määritelty ennen kuin siirryt seuraavaan vaiheeseen: käyttäjäprofiili ja allekirjoitukset.
VAIHE 3: Tutustu käyttöliittymään
TalentAdoren käyttöliittymä rekrytoiville esihenkilöille koostuu neljästä näkymästä: “Etusivu” (1), “Työpaikat” (2), “Hakemukset” (3) ja “Kalenteri” (4).
Lisäksi oikeasta yläkulmasta löydät “Kandidaattien haun” (5), “Ilmoitukset” (6), “Yrityskohtaiset asetukset” (7) sekä “Käyttäjäkohtaiset asetukset” (8), joihin oletkin jo tutustunut (kts. kuva alla).
“Yrityskohtaiset asetukset” (6) ovat näkyvissä rekrytoiville esihenkilöille, mutta eivät muokattavissa. Mikäli huomaat niissä jotain korjattavaa, otathan yhteyttä organisaatiosi pääkäyttäjiin.
“Etusivu”
Etusivu toimii aloitussivuna, joka tarjoaa yleiskatsauksen sinun tekemistä sekä sinulle jaetuista työpaikkailmoituksista. Tämän lisäksi etusivulta löytyy muun muassa sinulle lähetetyt muistutukset ja delegoidut tehtävät, uudet hakemukset sekä hakijat, joille ei ole vielä lähetetty palautetta.
“Työpaikat” sivu
Tämä sivu näyttää kaikki työpaikkailmoitukset, joihin sinut on lisätty osallistujaksi tai jotka olet itse luonut. Pääset luomaan uuden työpaikan klikkaamalla oikeassa yläkulmassa olevaa “Uusi työilmoitus” -painiketta. Mikäli organisaatiollanne on käytössä hyväksyntäprosessi, tämän tilalla lukee “Uusi rekrytointilupapyyntö”. Jos haluat muokata jo olemassa olevaa työpaikkailmoitusta, klikkaa “kynä”-symbolia. Muut vaihtoehdot löydät “kynä”-symbolin viereisestä listauksesta.
“Hakemukset” sivu
Tämä sivu näyttää kaikki hakemukset, joihin sinulla on oikeudet. Löytääksesi hakemusten joukosta etsimäsi, voit käyttää tekstihaku-toimintoa tai suorittaa tarkennetun haun tietyillä kriteereillä, kuten missä vaiheessa rekrytointiprosessia hakemus on, mitä tehtävää haetaan, mikä prosessin lopputulos on, tai onko hakija jo hyväksynyt kutsun Talent Communityyn.
Saat hakemuksesta auki Overlay-näkymän (yleiskatsauksen) uudessa ikkunassa klikkaamalla hakijan nimen ulkopuolelta hakijan rivillä.
Mikäli haluat lähettää viestejä usealle hakijalle yhdellä kertaa, kopioida tai hylätä monta hakijaa kerralla, valitse haluamasi hakemukset klikkaamalla näiden hakijoiden valintalaatikot oikeassa reunassa. Tämän jälkeen valitse haluamasi toiminto yläpalkista (ks. kuva alla).
“Kalenteri” näkymä
TalentAdoren kalenteri auttaa sinua sopimaan haastatteluaikoja hakijoiden kanssa. Tämä sivu näyttää kaikki tarjotut ja sovitut ajat (ks. kuva alla). Voit lisätä uusia aikoja klikkaamalla “Lisää aikoja” -näppäintä oikeassa yläkulmassa tai lähettäessäsi haastattelukutsuja valitsemalla haluamasi ajat. Klikkaamalla “iCal” -näppäintä saat käyttöösi linkin, jolla kalenteri voidaan tuoda kalenterisovellukseen.
VAIHE 4: Tutustu hakemukset-näkymään ja hakijoiden arviointiin
Hakijoiden arviointi, muistiinpanojen lisääminen ja jakaminen kollegoidesi kanssa ovat rekrytointiprosessin tärkeimpiä toimintoja. Tästä syystä olemmekin tehneet tästä sinulle todella helppoa hakijanäkymässä (kts. kuva alla).
Tässä näkymässä on useita tärkeitä toiminnallisuuksia, jotka esittelemme seuraavaksi.
“Rekrytointiprosessi”
Rekrytointiprosessi osoittaa, missä vaiheessa hakuprosessia hakija on. Voit siirtää hakijan haluamaasi vaiheeseen yksinkertaisesti vain klikkaamalla kyseistä vaihetta. Huom! Hakijan siirtäminen uudelle askeleelle luo hänelle lähtevän automaattisen sähköpostiviestin, mikäli organisaationne on ottanut käyttöön automaattiset statuspäivitykset.
Kun hakija on käsitelty, valitse haluamasi lopputulema:
“Palkattu” – hakija on palkattu
“Hylätty” – hakijaa ei palkattu
“Vetäytynyt” – hakija on itse vetäytynyt hausta
Toiminnot, joita voit suorittaa hakijanäkymässä
3. “Muokkaa” -näppäimellä pääset muokkaamaan hakijan hakemusta
4. “Kopio” -näppäimellä voit kopioida hakemuksen toiseen rekryyn.
5. “Jaa” -näppäimellä voit jakaa hakemuksen toisten käyttäjien kanssa ja antaa heille hakemus-kohtaisia tehtäviä.
6. “Hylkää ilman palautetta” -näppäimellä pääset hylkäämään hakijan ilman mitään hänelle lähteviä viestejä näin halutessasi. Tämä voi tulla tarpeeseen esimerkiksi tilanteessa, jossa hakija on saanut palautteen jo esimerkiksi puhelimitse tai kasvotusten etkä halua lähettää hänelle enää ylimääräisiä viestejä.
7. Voit lisätä tägejä eli avainsanoja, jotka liittyvät kyseiseen hakemukseen. Tägejä voidaan käyttää monin eri tavoin, riippuen rekrytoijasta.
Vasemman puoliskon välilehdet hakijanäkymässä
8. “Yleiskatsaus” -välilehdeltä näet hakijan hakemushistorian, arvostelut, aktiviteetit sekä muuta tärkeää tietoja. Rullaamalla alaspäin pääset lukemaan hakijan itsensä kirjoittaman “Vapaan kuvauksen”, jonka hän on lähettänyt hakiessaan työpaikkaa.
9. “CV” -välilehdellä voit tarkastella hakijan CV:tä ilman, että sinun tarvitsee ladata sitä tietokoneellesi.
10. “Hakemuskirje” -välilehdellä voit tarkastella hakijan hakemuskirjettä ilman, että sinun tarvitsee ladata sitä tietokoneellesi.
11. “Viesti” -välilehdeltä voit lähettää hakijalle statuspäivityksiä sekä sopia haastatteluaikoja (kun hakija on siirretty haastattelu-askeleelle rekrytointiprosessissa). Kaikki lähetetyt viestit tallentuvat “Aktiviteetit” -kohtaan.
12. “SMS” -välilehdeltä voit lähettää tekstiviestejä hakijalle mikäli organisaatiollasi on SMS toiminnallisuus käytössä. Lähetetyt tekstiviestit tallentuvat “Aktiviteetit” -kohtaan.
13. “Palaute” -välilehdeltä voit lähettää hylkäysviestin hakijalle. Voit valita henkilökohtaisen TalentAdore-järjestelmän luoman palauteviestin tai omien mukautettujen viestien välillä. Molemmissa tapauksissa viestejä voidaan muokata ennen lähettämistä, joten voit hallita täysin mitä lähetetään ja milloin.
Oikean puoliskon välilehdet hakijanäkymässä
14. “Arviointi” -välilehdellä pystyt antamaan hakemuksesta yleisarvion asteikolla 1-5. Huomaathan, että muut käyttäjät (joilla on oikeudet nähdä tämä hakija) näkevät antamasi arvion.
15. Yleisarvioinnin lisäksi sinun on mahdollista antaa hakemuksesta tarkempi arvio erilaisista ominaisuuksista. Näitä ovat esimerkiksi työhakemuksessa määritellyt pakolliset vaatimukset, muut ominaisuudet, työkokemus sekä koulutus, muu osaaminen sekä yrityksenne itse määrittelemät ominaisuudet. Ehjä sydän viittaa, että ominaisuus on hakijan vahvuus, ja rikkoutunut sydän, että se on hakijan heikkous.
16. “Aktiviteetit” -välilehdellä näet kaikki hakijaan liittyvät toiminnot päivämäärineen ja kellonaikoineen. Voit myös valita, mitä haluat nähdä:
“Viestit”, jolloin näet TalentAdoren järjestelmästä jo lähetetyt sekä ajastetut viestit
“Statusmuutokset”, jolloin näet miten kandidaattia on siirrelty rekrytointiprosessissa
17. “Muistiinpanot” -välilehdellä voit jättää muille hakuprosessissa oleville käyttäjille viestejä. Voit @-mainita eli tägätä käyttäjiä kirjoittamalla “@” ja heidän nimensä. Huomaathan, että kun muistiinpano on tallennettu, valituille käyttäjille lähtee ilmoitus sähköpostitse.
18. “Muistiot” -välilehdelle (yleensä “Muistioille” on annettu oma, yrityksen päättämä nimi, tässä: “Interview instructions”) voit luoda muita viestejä.
Onneksi olkoon! Olen nyt valmis aloittamaan rekrytoinnin TalentAdoren avulla!
Jos sinulla on muita kysymyksiä tai kommentteja, ole hyvä ja ota yhteyttä
organisaatiosi pääkäyttäjiin
TalentAdoren tukeen “Tuki” -näppäimestä oikeassa alakulmassa
Käytä hyödyksesi myös luomiamme tukioppaita! Löydät ne täältä.