I vissa fall kan du redan ha fått en talangs samtycke till att gå med i er Talent Community – till exempel genom en muntlig överenskommelse, ett signerat formulär eller ett e-postmeddelande. TalentAdore låter dig lägga till dessa personer direkt som bekräftade medlemmar, utan att de behöver klicka på en bekräftelselänk. Denna guide förklarar två metoder: att lägga till personer en i taget, och att importera flera personer samtidigt med hjälp av en Excel-fil.
💡Observera: att denna funktion kräver att en administratör först aktiverar en specifik inställning. Om du inte ser alternativen som beskrivs nedan, be din administratör att aktivera inställningen under "Företagsinställningar > Talent Community".
Aktivera inställningen (endast administratör)
Innan du kan lägga till bekräftade medlemmar utan en inbjudan måste en administratör aktivera rätt inställning.
Gå till ”Företagsinställningar” → ”Talent Community”.
Hitta inställningen ”Tillåter användare att lägga till talanger som bekräftade medlemmar i Talent Community utan en inbjudan".
Slå på inställningen.
Klicka på ”Spara”.
När inställningen är aktiverad kommer knappen "Lägg till i Talent Community" att visas på talangprofiler.
Lägg till en enskild talang som bekräftad medlem
💡Tips: Använd denna metod när du vill lägga till en person i taget.
Öppna talangens profil.
I talangens profil klicka på ”Lägg till i Talent Community”.
Välj vilka Talent Community-grupper du vill lägga till personen i.
Bekräfta åtgärden.
Systemet skickar automatiskt ett e-postmeddelande med rubriken ”Välkommen till Talent Community” till personen. Detta e-postmeddelande innehåller en länk där de kan se och redigera sin profilinformation.
ℹ️ Observera att "Välkommen till Talent Community” e-postmeddelandet alltid skickas och kan inte avaktiveras . Även om du lägger till personen som en bekräftad medlem utan att de behöver klicka på en bekräftelselänk, skickar systemet ändå detta meddelande. Detta säkerställer att personen vet att de är en del av er Talent Community och kan hantera sin information.
💡Tips: Du kan redigera meddelandet "Välkommen till Talent Community" under Talent community inställningar > "Dina egna meddelanden i Talent Community".
⚠️ Viktigt: Observera att även om denna metod inte kräver att talangen klickar på en bekräftelselänk, är din organisation fortfarande ansvarig för att ha inhämtat ett giltigt samtycke innan någon läggs till som bekräftad medlem i Talent Community. Att lägga till någon utan korrekt samtycke skulle strida mot den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR).
Importera flera bekräftade medlemmar med en Excel-fil
💡Tips: Använd den här metoden när du behöver lägga till många personer som bekräftade medlemmar samtidigt.
Gå till ”Talent Community” > klicka på de tre prickarna > Importera från Excel.
Observera: Ursprungligen var detta Excel-verktyg utformat för att importera avskedade anställda, vilket är anledningen till att funktionen i gränssnittet heter "Avskedade anställda (läggs till som bekräftade medlemmar)". Trots namnet är verktyget avsett att även användas när du vill lägga till flera talanger samtidigt som bekräftade medlemmar i Talent Community och redan har fått deras samtycke till detta.
I fönstret "Kopiera talanger från Excel", klicka på "Avskedade anställda (läggs till som bekräftade medlemmar)".
Kopiera talangernas information från Excel-filen till de obligatoriska fälten.
När importen är klar har alla importerade personer lagts till som bekräftade medlemmar i Talent Community. Varje person får ett e-postmeddelande med rubriken ”Välkommen till Talent Community”.
⚠️ Viktigt: Observera att när du använder importmetoden måste du säkerställa att du har inhämtat giltigt samtycke från varje person i filen innan import. Att importera personer utan deras samtycke skulle strida mot den europeiska allmänna dataskyddsförordningen (GDPR).
Utöver metoderna som beskrivs ovan kan du bjuda in talanger till er Talent Community genom att skicka en inbjudningslänk. Läs mer om det här.