Varje person i Talent Community har en medlemsstatus och ett utgångsdatum. Statusen anger var de befinner sig i samtyckeprocessen, och utgångsdatumet markerar slutet på deras medlemskap eller inbjudan. Att förstå dessa två aspekter är nyckeln till att effektivt hantera din Talent Community och följa GDPR-reglerna.
Medlemsstatusar
Det finns tre möjliga statusar för en person i Talent Community. Varje status återspeglar ett specifikt steg i samtyckesprocessen.
Bekräftad: Personen har bekräftat sitt medlemskap i Talent Community genom att klicka på bekräftelselänken i inbjudningsmejlet. De är nu fullvärdiga medlemmar och kan tillhöra olika grupper i Talent Community.
Ej bekräftad:Personen har bjudits in till Talent Community men har ännu inte klickat på bekräftelselänken. De visas i listan, men är ännu inte fullvärdiga medlemmar.
Ej medlem: Personen finns i TalentAdore Hire (t.ex. de har skickat in en ansökan) men har inte bjudits in till Talent Community eller så har deras tidigare medlemskap löpt ut.
Hur Talent Community kolumnen "Utgångsdatum" fungerar
Kolumnen "Utgångsdatum" i Talent Community-listan visar ett specifikt datum för varje individ. Betydelsen av detta datum beror på personens status:
För "Bekräftade" medlemmar: Datumet anger när deras Talent Community medlemskapsperiod slutar. Det beräknas från deras bekräftelsedatum plus den datalagringsperiod som anges Talent Community-inställningar (t.ex. 12 månader). Detta är när deras samtycke löper ut och kräver förnyelse.
För "Ej bekräftade" medlemmar: Datumet anger när inbjudan löper ut. Det beräknas från inbjudningsdatumet plus den inbjudningsutgångsperiod som anges i dina inställningar (t.ex. 30 dagar). Om de inte bekräftar före detta datum anses inbjudan vara utgången.
Varför utgångsdatum kan variera mellan personer
Utgångsdatum kan variera även för individer som lagts till ungefär samtidigt av flera skäl:
Ändringar i inställningar: Konfigurationsuppdateringar, som att ändra datalagringsperioden från 12 till 24 månader, gäller endast för individer som lagts till efter ändringen. De som lades till tidigare behåller sina ursprungliga utgångsdatum.
Olika statusregler: Utgång för "Bekräftade" medlemmar baseras på datalagringsperioden, medan utgång för "Ej bekräftade" medlemmar baseras på inbjudningsutgångsperioden. Dessa är separata inställningar.
Importerade Talenter: Talenter som importerats utan några associerade ansökningar får en standardiserad graceperiod på en månad.
Vad händer när en Talent Community medlems utgångsdatum passeras?
När en persons utgångsdatum passerar, markeras deras data initialt för radering ("mjuk radering"). Efter en graceperiod på 7 dagar raderas data permanent. När informationen tagits bort permanent kan den inte återställas.
Under denna 7-dagarsperiod kan TalentAdores supportteam återställa datan vid behov. Efter denna period är borttagningen slutgiltig.
Observera att denna process gäller för både "Ej bekräftad"- och "Ej medlem"-medlemmar. När utgångsdatumet passeras raderar systemet datan för att uppfylla kraven på datalagring enligt GDPR. Därför är det viktigt att hålla koll på utgångsdatum och skicka ut meddelanden om förnyelse i tid, vilket du enkelt kan automatisera genom att aktivera automatiska påminnelser och förnyelsemeddelanden under Talent Community-inställningarna.
