Järjestelmästä voidaan lähettää useita automaattisia statuspäivitysviestejä eri rekrytointiprosessin vaiheissa. Nämä viestit auttavat pitämään hakijat ja tarvittaessa myös sisäiset sidosryhmät ajan tasalla hakemuksen etenemisestä. Alla on listattuna yleisimmät viestit ja kuvaukset siitä, milloin ne lähetetään.
Uusi hakemus
[SUMMARY] paikanpitäjän sisältö: Tämä viesti lähetetään yleensä hakijalle vahvistuksena siitä, että hänen hakemuksensa on vastaanotettu ja se sisältää tiivistelmän hakemuksen tiedoista tai muita paikkakohtaisia ohjeita.
Hakija pyytää hakemuksen muokkauslinkkiä: Tämä viesti lähetetään hakijalle automaattisesti, kun hän on pyytänyt järjestelmästä linkkiä päästäkseen muokkaamaan jo jättämäänsä hakemusta.
Hakija muokkaa hakemusta: Tämä viesti voi ilmoittaa rekrytoijalle, että hakija on tehnyt muutoksia tai päivityksiä jo lähettämäänsä hakemukseen.
Puhelinhaastattelu
Puhelinhaastattelun vahvistus: Viesti lähetetään hakijalle, kun puhelinhaastattelu on virallisesti vahvistettu ja sen ajankohta on lyöty lukkoon.
Kutsu puhelinhaastatteluun: Tämä viesti lähetetään hakijalle, kun hänet kutsutaan puhelinhaastatteluun ja siinä annetaan ohjeet ajan varaamiseen tai haastatteluun valmistautumiseen.
Varaa uusi puhelinhaastattelu: Tämä viesti lähetetään hakijalle, mikäli hänelle tarjotaan mahdollisuutta varata uusi puhelinhaastatteluaika esimerkiksi edellisen peruutuksen tai siirron vuoksi.
Peru puhelinhaastattelu: Tämä viesti lähetetään hakijalle, kun puhelinhaastattelu päätetään peruuttaa kokonaan.
Peru vahvistettu puhelinhaastattelu: Tämä viesti lähetetään hakijalle, kun jo vahvistettu puhelinhaastattelu peruuntuu.
Online-haastattelu
Online-haastattelun vahvistus: Viesti lähetetään hakijalle, kun online-haastattelu on virallisesti vahvistettu ja sen ajankohta sekä mahdolliset linkit on määritetty.
Kutsu online-haastatteluun: Tämä viesti lähetetään hakijalle, kun hänet kutsutaan online-haastatteluun ja siinä annetaan ohjeet haastatteluaikaa varten.
Varaa uusi online-haastattelu: Tämä viesti lähetetään hakijalle, mikäli hänelle tarjotaan mahdollisuutta varata uusi online-haastatteluaika esimerkiksi edellisen peruutuksen tai siirron vuoksi.
Peru online-haastattelu: Tämä viesti lähetetään hakijalle, kun online-haastattelu päätetään peruuttaa kokonaan.
Peru vahvistettu online-haastattelu: Tämä viesti lähetetään hakijalle, kun jo vahvistettu online-haastattelu peruuntuu.
Haastattelu
Peru vahvistettu haastattelu: Viesti lähetetään hakijalle, kun jo vahvistettu yleinen haastattelu (esim. paikan päällä tapahtuva) peruuntuu.
Peru tarjottu haastattelu: Tämä viesti lähetetään hakijalle, kun hänelle tarjottu haastatteluaika peruutetaan ennen kuin hakija on ehtinyt vahvistaa sitä.
Haastatteluajan vahvistus: Tämä viesti lähetetään hakijalle, kun haastatteluajankohta on virallisesti vahvistettu ja se sisältää kaikki tarvittavat tiedot haastattelua varten.
Kutsu haastatteluun: Tämä viesti lähetetään hakijalle, kun hänet kutsutaan yleiseen haastatteluun ja ohjeistetaan ajan varaamisesta tai haastatteluun valmistautumisesta.
Siirrä vahvistettu haastattelu: Tämä viesti lähetetään hakijalle, kun jo vahvistettu haastatteluaika siirretään toiseen ajankohtaan.
Siirrä tarjottu haastattelu: Tämä viesti lähetetään hakijalle, kun hänelle tarjottua haastatteluaikaa siirretään ennen kuin hän on ehtinyt vahvistaa sitä.
Varaa uusi haastattelu: Tämä viesti lähetetään hakijalle, mikäli hänelle tarjotaan mahdollisuutta varata uusi haastatteluaika, esimerkiksi siirron tai edellisen peruutuksen takia.
Ryhmähaastattelu
Peru vahvistettu ryhmähaastattelu: Viesti lähetetään hakijalle, kun jo vahvistettu ryhmähaastattelu peruuntuu.
Peru tarjottu ryhmähaastattelu: Tämä viesti lähetetään hakijalle, kun hänelle tarjottu ryhmähaastatteluaika peruutetaan ennen kuin hakija on ehtinyt vahvistaa sitä.
Ryhmähaastattelun vahvistus: Tämä viesti lähetetään hakijalle, kun ryhmähaastattelu on virallisesti vahvistettu ja sisältää kaikki tarvittavat tiedot.
Kutsu ryhmähaastatteluun: Tämä viesti lähetetään hakijalle, kun hänet kutsutaan ryhmähaastatteluun ja ohjeistetaan siihen liittyvistä järjestelyistä.
Siirrä vahvistettu ryhmähaastattelu: Tämä viesti lähetetään hakijalle, kun jo vahvistettu ryhmähaastatteluajankohta siirretään.
Siirrä tarjottu ryhmähaastattelu: Tämä viesti lähetetään hakijalle, kun hänelle tarjottua ryhmähaastatteluaikaa siirretään ennen hakijan vahvistusta.
Online-haastattelu (Huom: tämä kategoria voi viitata eri tyyppiseen tai toiseen vaiheen online-haastatteluun kuin aiempi)
Peru vahvistettu online-haastattelu: Viesti lähetetään hakijalle, kun jo vahvistettu online-haastattelu peruuntuu.
Peru tarjottu online-haastattelu: Tämä viesti lähetetään hakijalle, kun hänelle tarjottu online-haastatteluaika peruutetaan ennen kuin hakija on ehtinyt vahvistaa sitä.
Online-haastattelun vahvistus: Tämä viesti lähetetään hakijalle, kun online-haastattelu on virallisesti vahvistettu ja sisältää kaikki tarvittavat tiedot.
Kutsu online-haastatteluun: Tämä viesti lähetetään hakijalle, kun hänet kutsutaan online-haastatteluun ja ohjeistetaan siihen liittyvistä järjestelyistä.
Siirrä vahvistettu online-haastattelu: Tämä viesti lähetetään hakijalle, kun jo vahvistettu online-haastatteluajankohta siirretään.
Siirrä tarjottu online-haastattelu: Tämä viesti lähetetään hakijalle, kun hänelle tarjottua online-haastatteluaikaa siirretään ennen hakijan vahvistusta.
Talent Community
Talent Community kutsuviesti: Tämä viesti lähetetään hakijoille, joita halutaan kutsua osaksi organisaation Talent Community -verkostoa tulevaisuuden rekrytointeja varten.
Talent Community kutsuviesti palautteen mukana: Tämä viesti lähetetään hakijoille, jotka kutsutaan Talent Communityyn, ja viesti sisältää usein myös palautetta heidän edellisestä hakemuksestaan.
Vetäytyminen
Hakijan peruuttaminen prosessista: Tämä viesti lähetetään hakijalle ilmoituksena, että hänen hakemuksensa on vedetty pois tai poistettu aktiivisesta rekrytointiprosessista.
Muu
Oma viesti: Tämä vaihtoehto mahdollistaa yksilöllisen viestin lähettämisen hakijalle tilanteissa, joihin ei löydy sopivaa valmista viestipohjaa.
Testit
Rekrytointiraportti: Tämä viesti voi ilmoittaa hakijalle, että jokin rekrytointiprosessiin liittyvä raportti, esimerkiksi testituloksista, on luotu tai saatavilla hänen tarkasteltavakseen.