Automatisoinnit ovat helppo tapa asettaa ilmoituksia ja toimintoja, jotka lähettävät ilmoituksen tai toteuttavat toiminnon, kun määritellyt säännöt täyttyvät. Toimintojen ja hälytysten määrittäminen auttaa muistuttamaan sinua ja muita käyttäjiä tärkeistä tulevista tapahtumista tai toimista, ja ne säästävät aikaasi suorittamalla tarvittavia, mutta toistuvia manuaalisia tehtäviä puolestasi.
Miten määritetään tehtäväkohtaisia automaatioita
Päästäksesi käsiksi automaatioiden asetuksiin:
Siirry Työpaikat-sivulle
Suodata haun kautta vain “Luonnos”
Vie hiiri tehtävän päälle, johon haluat lisätä triggereitä
Valitse kolme pistettä oikeasta reunasta
Valitse Muokkaa rekrytoinnin automaatiota
Automaatiosivulla sinun on ensin päätettävä, mihin rekrytointivaiheeseen tai tulokseen haluat lisätä ilmoituksen tai automaation. Valitse vaihe tai tulos sivun vasemmasta reunasta ja napsauta Lisää automaatio. Voit lisätä yhden tai useampia automaatioita mihin tahansa tai kaikkiin vaiheisiin.
Automaation kriteerit koostuvat kolmesta osiosta:
Käynnistä kun…
Näillä ehdoilla…
Suorita…
Triggerit
Tällä tarkoitetaan tilannetta jolloin automaatio aktivoituu. Tällä hetkellä järjestelmässä on kahden tyyppisiä triggereitä:
1. Hakemus siirretty tähän vaiheeseen
2. Ajastettu laukaisu
Jos valitsit vaihtoehdon Hakemus siirretty tähän vaiheeseen, sinulle tulee vaihtoehdoksi Hakemuksella on erityinen vastaus. Napsauttamalla tätä, avautuu pudotusvalikko seuraavilla vaihtoehdoilla:
Arviointi - vahvuudet - yksi tai useampi arvioija on antanut hakemukselle positiivisen arvion tietyssä arviointi kohdassa.
Arviointi - heikkoudet - yksi tai useampi arvioija on antanut hakemukselle negatiivisen arvion tietyssä arviointi kohdassa.
Palaute lähetetty - Onko hakija saanut palautetta hakemuksestaan, kyllä/ei
Kieli - Hakija on valinnut suosimansa kielivaihtoehdon
Status - Hakemus on siirretty tiettyyn rekrytointipolun vaiheeseen
Lopputulema - Hakemuksella on lopputulema
Lomake on täytetty - Hakija on täyttänyt lisätietolomakkeen
Rekrytointiraportin tila - Raportin lähettämisen tila, kyllä/ei (Käytettävissä, jos integraatio arviointityökaluun on kytketty)
Hakija on päivittänyt hakemustaan - Kyllä/ei
Haluaa palautetta - Kyllä/ei
Minun roolini - Kun hakija on siirretty tiettyyn vaiheeseen ja roolini on tietty (omistaja, rekrytoiva esihenkilö, jäsen), seuraava automaatio tapahtuu.
Talent Community - Hakija on Talent Communityn jäsen, kyllä/ei.
Puuttuvia tietoja - Hakija ei ole täyttänyt oleellisia tietoja, kyllä/ei. (Jos kyllä, määritä tiedon tyyppi: sähköpostiosoite tai lupa)
Jos valitset triggerin Suorita päivittäin aamulla, sinulla on kolme vaihtoehtoa:
Hakemuksella on erityinen vastaus - tämä suorittaa automaation kaikkiin hakemuksiin joissa on tietty vastaus.
Rekrytointipolun sääntö Erääntynyt on ohitettu - automaatio suoritetaan, jos hakija on ylittänyt rekrytointipolun vaiheen eräpäivän. Eräpäivät asetetaan rekrytointipolussa.
Rekrytointipolun sääntö Viivästynyt on ohitettu - antaa ilmoituksen, jos hakija on ollut liian pitkään tietyssä rekrytointipolun vaiheessa.
Viimeiseksi valitse toimenpide, joka tapahtuu, kun automaatio käynnistyy. Mahdolliset toimenpiteet ovat:
Lähetä sähköposti yhteistyökumppaneille
Lisää tunniste sovellukselle
Muuta rekrytointiprosessin vaihetta
Kun automaatio on lisätty, pieni kuvake ilmestyy rekrytointipolun vaiheen tai lopputuleman viereen, jota muokkaat. Voit lisätä useita automaatioita, ja kuvake tulee kyseisten vaiheiden tai tulosten viereen. Voit sitten muokata kutakin automaatiota valitsemalla oikean automaation välilehdeltä.
Esimerkki: Kuinka käyttää automaatiota ilmoittaaksesi rekrytoijille, kun hakija on täyttänyt lisätietolomakkeen.
Rekrytoija-Anna kokee vaikeaksi seurata niitä hakijoita, joille on lähetetty tarjouksen yhteydessä pyyntö täyttää lisätietolomake. Hän voi odottaa lisätietoja useilta hakijoilta samanaikaisesti, ja hänelle on vaikeaa tietää, milloin jokin hakijoista on lähettänyt täytetyn lomakkeen ja voidaan palkata kokonaan. Tämän ongelman ratkaisemiseksi Anna voi käyttää automaatiota!
Anna asettaa hälytyksen prosessin "tarjous" vaiheeseen, jossa, kun lisätietolomake on täytetty, hän ja mahdollisesti muut rekrytoijat saavat sähköposti-ilmoituksen, joka kertoo, että lisätietolomake on täytetty. Lisäksi Anna voi tällä hetkellä asettaa hakijan automaattisesti palkatuksi, jos kaikki prosessin vaiheet on suoritettu eikä rekrytoijilta tarvita enää toimenpiteitä.
Tässä on joitain yleisimpiä käyttätarkoituksia automaatioille:
Rekrytoijalle ilmoittaminen, kun hakemus on viivästynyt tai erääntynyt.
Hakijalle tai rekrytoijalle ilmoittaminen, jos tarpeellista tietoa puuttuu.
Tägin lisääminen hakijalle, kun hakija on pyytänyt palautetta hakulomakkeella.
Ilmoita ilmoituksen yhteiskäyttäjille tai omistajalle, kun uusia hakemuksia siirretään tiettyyn vaiheeseen rekrytointipolkua.